Có lộ bí mật kinh doanh khi Thuê kế toán bên ngoài không?

Câu hỏi: Chúng tôi muốn thuê Dịch vụ Kế toán chuyên nghiệp, nhưng lo ngại sẽ bị rò rỉ thông tin, lộ bí mật kinh doanh, v.v

Trả lời:

Chữ tín luôn được đặt lên hàng đầu trong bất cứ ngành nghề nào và đặc biệt quan trọng đối với lĩnh vực cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Chúng tôi đảm bảo bí mật kinh doanh, thông tin tài chính mà chúng tôi có được trong quá trình thực hiện dịch vụ bằng uy tín doanh nghiệp, cam kết pháp lý, trách nhiệm cá nhân và quy trình tin cậy.

Đảm bảo bí mật thông tin của doanh nghiệp, trước hết là một nội dung thuộc về phạm trù đạo đức nghề nghiệp kinh doanh, đã được các hiệp hội nghề nghiệp đưa ra như là tiêu chí hàng đầu để được cấp phép hành nghề.

Là thành viên của các hiệp hội nghề nghiệp, với các cán bộ cốt cán là thành viên của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế, chúng tôi coi bí mật của khách hàng là tài sản bất khả xâm phạm và bảo vệ bí mật kinh doanh của khách hàng bằng mọi giá.

Đảm bảo bí mật thông tin của doanh nghiệp cũng là một điều khoản quan trọng trong hợp đồng cung cấp dịch vụ, trong đó chỉ rõ trách nhiệm của các bên trong việc bảo vệ bí mật thông tin cũng như chế tài cho các vi phạm.

Đội ngũ cán bộ trực tiếp thực hiện Dịch vụ Kế toán, tiếp cận trực tiếp tới các thông tin mật của khách hàng, đều phải cam kết bảo mật và phải chịu trách nhiệm nếu vi phạm cam kết.

Hệ thống cung cấp dịch vụ của chúng tôi cũng đảm bảo các thông tin của khách hàng được tuyệt đối giữ bí mật bằng các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin vật lý cũng như công nghệ.

Tài liệu của khách hàng được lưu giữ bằng quy trình bảo mật, thông tin điện tử của khách hàng được xử lý trên phần mềm chuyên môn về nghiệp vụ. Tất cả để đảm bảo mọi thông tin của khách hàng đều được bảo vệ an toàn tuyệt đối.

Dịch vụ tư vấn quá đắt, liệu HPTAX có thể giảm giá không?

Câu hỏi: Dịch vụ tư vấn quá đắt, liệu HPTAX có thể giảm giá không?

Trả lời:

Dù bạn yêu cầu về dịch vụ nào, chúng tôi sẽ có những đề xuất phù hợp cho mục tiêu kinh doanh và hoạt động kinh doanh của bạn.

Sẽ có những cách thức đàm phán về giá cả để phù hợp với yêu cầu của quý công ty. Chúng tôi sẽ đảm bảo mang đến sự hài lòng và giá trị cho doanh nghiệp bạn, điều này có nghĩa rằng chúng tôi sẽ cung cấp cho công ty bạn dịch vụ chất lượng cao với giá cả phù hợp.

Nhân viên kế toán sẽ làm gì khi thuê kế toán bên ngoài?

Câu hỏi: Nếu chúng tôi thuê Dịch vụ Kế toán của đơn vị bên ngoài, các nhân viên kế toán hiện tại sẽ làm công việc gì?

Trả lời:

Khi lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thuê dịch vụ bên ngoài với việc duy trì đội ngũ hiện tại, một câu hỏi không chỉ liên quan tới hiệu quả kinh tế mà còn liên quan tới chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp, tới tình người chính là đối xử như thế nào với các nhân viên mà công việc hiện tại của họ sắp được thay thế bởi nhà cung cấp độc lập.

Chúng tôi nhận thấy, vấn đề sống còn của bất cứ doanh nghiệp nào cũng là đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. Đẩy mạnh doanh số, thị trường là vấn đề cốt tử của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bởi vậy, các nguồn lực của doanh nghiệp vừa và nhỏ nên được tập trung vào mục tiêu này vì một đồng tập trung cho bán hàng và khuếch trương đem lại lợi ích hơn rất nhiều so với một đồng tập trung cho công việc sổ sách giấy tờ.

Thời gian cũng như sức lực của người lãnh đạo doanh nghiệp và mất nhiều chi phí cơ hội khác nên tập trung cho việc mở rộng quan hệ, tiêu thụ sản phẩm hơn là loay hoay với đống số liệu doanh thu, chi phí.

Số lượng nhân viên dôi dư sau khi thuê đơn vị bên ngoài làm kế toán có thể được trưng dụng để tham gia đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, tích cực thu hồi công nợ, v.v.

Chúng tôi nhận thấy ở phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên kế toán không được đào tạo bài bản, không có kinh nghiệm chuyên môn, thiếu vận dụng lý thuyết đã học để xử lý được nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.

Do đó việc điều chuyển sang các vị trí khác là có lợi hơn cho công ty. Đối với các nhân viên có năng lực chuyên môn tốt, hoàn toàn có thể giao cho phụ trách giám sát chất lượng của đối tác cung cấp dịch vụ kế toán.

Tại sao nên thuê kế toán bên ngoài?

Câu hỏi: Tại sao doanh nghiệp tôi phải thuê Dịch vụ Kế toán trong khi đội ngũ kế toán hiện tại vẫn đang thực hiện tốt công việc của mình?

Trả lời:

Việc doanh nghiệp quyết định lựa chọn thuê một đơn vị kế toán chuyên nghiệp thực hiện công việc kế toán trong khi đội ngũ nhân sự kế toán hiện tại vẫn đang thực hiện tốt công việc của mình là một thực tế đang diễn ra không chỉ ở Việt Nam mà là trên khắp thế giới. Đặc biệt là hiện nay Việt Nam đang học hỏi và đang dần áp dụng phương thức tiên tiến này của thế giới, điều này được thể hiện qua Luật Quản lý Thuế của Việt Nam đã và đang đi vào hoạt động.

Khi quyết định thuê ngoài, hiệu quả công việc của đội ngũ hiện tại không phải là vấn đề quan trọng với doanh nghiệp, mà vấn đề lớn hơn là làm sao tiết kiệm tối đa chi phí đồng thời nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

Nếu như chi phí doanh nghiệp thuê ngoài thực hiện công việc thấp hơn chi phí duy trì đội ngũ nhân sự nội bộ thì không có lý do gì doanh nghiệp không tính tới việc thuê ngoài. Điều này đúng cho mọi lĩnh vực không chỉ giới hạn ở kế toán doanh nghiệp. Điều đó cũng thể hiện được tính chuyên môn hóa trong công việc.

Chúng ta thử phân tích các chi phí phát sinh khi doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân sự để thực hiện các công việc nội bộ. Các chi phí này bao gồm:

- Chi phí chi trả trực tiếp cho nhân viên như: Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền thưởng.

- Chi phí đào tạo, v.v.

Số lượng nhân viên càng nhiều, chi phí phát sinh càng lớn. Bên cạnh đó, còn phải tính tới các chi phí quản lý phân bổ cho nhân viên: Tiền thuê nhà, khấu hao, điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm và công cụ dụng cụ... Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi tính toán chi phí trên đầu người đã bỏ qua các chi phí phân bổ này.

Đối với một doanh nghiệp thông thường, chi phí quản lý phân bổ này thường gấp 3 tới 4 lần chi phí lương nhân viên.

Ví dụ: một nhân viên phải trang bị 01 bộ máy tính làm việc, 01 bộ bàn ghế, chi phí đào tạo, chi phí phụ cấp công tác phí, chi phí thai sản v.v…

Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp trả lương cho một nhân viên là 3 triệu/tháng thì tổng chi phí cho nhân viên đó trong tháng sẽ vào khoảng 9-12 triệu.

Như vậy, chỉ cần một phép tính nhỏ, chúng ta có thể thấy chi phí cho việc duy trì một đội ngũ kế toán ở doanh nghiệp vừa và nhỏ là lớn thế nào đối với doanh nghiệp. Rất nhiều vị giám đốc doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi chúng tôi chỉ ra điều này đã giật mình và thừa nhận một thực tế mà lâu nay chúng ta không nhận ra.

Việc đi thuê một đơn vị kế toán chuyên nghiệp, mới nhìn qua có thể thấy chi phí cao hơn, nhưng nhìn về mặt tổng thể thì rõ ràng là thấp hơn việc duy trì một đội ngũ kế toán tại doanh nghiệp.

Chi phí thuê kế toán bên ngoài có đắt không?

Câu hỏi: Chúng tôi là doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên ít, nếu dùng tiền thuê dịch vụ kế toán để thuê nhân viên thì có thể thuê được 3 nhân viên kế toán, đồng thời họ không chỉ làm kế toán mà còn làm các công việc hành chính khác. Như vậy, việc thuê Dịch vụ Kế toán là quá đắt với chúng tôi.

Trả lời:

Chúng tôi đã phân tích và có số liệu cụ thể minh họa cho trường hợp này, tổng chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một nhân viên không chỉ bao gồm trong tiền lương mà còn bao gồm các chi phí chung được phân bổ lên nhân viên đó.

Giả sử lương nhân viên là 3 triệu đồng/tháng thì hàng tháng doanh nghiệp phát sinh chi phí cho nhân viên đó vào khoảng 9-12 triệu đồng.

Nhận thức được điều này, doanh nghiệp sẽ thấy chi phí thuê dịch vụ kế toán không hề đắt so với việc sử dụng nhân viên trong công ty, đồng thời chất lượng công tác kế toán của nhà cung cấp chuyên nghiệp là cao hơn so với việc sử dụng nguồn lực nội bộ.

Nếu doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của thông tin kế toán tới việc ra quyết định, chắc chắn sẽ không có hiện tượng "tận dụng" thời gian của nhân viên kế toán để làm các công việc hành chính khác trong công ty.

Và chúng tôi nhận thấy hầu hết các nhân viên kế toán nào có trình độ chuyên môn không đáp ứng cho công việc kế toán mới bị "trưng dụng" để làm các công việc hành chính khác, dẫn tới năng suất kém trong mọi công việc.

Đối với chủ doanh nghiệp tự mình thực hiện công việc sổ sách kế toán cho công ty, chúng tôi luôn khuyến nghị quý vị nên dành nhiều thời gian hơn cho việc mở rộng quan hệ, thị trường, tiêu thụ sản phẩm. Thời gian còn lại nên dành để nghỉ ngơi và chăm sóc gia đình.

Các mối lo liên quan tới con số, tính toán, sổ sách, nên để lại cho một đối tác chuyên nghiệp và tin cậy thực hiện.

So sánh kế toán của đơn vị và kế toán dịch vụ

Câu hỏi: Trong thời đại này, tại sao lại lựa chọn kế toán thuê ngoài mà không sử dụng kế toán nội bộ của Doanh nghiệp?

Trả lời:

Đối với các Doanh nghiệp nhỏ và vừa, là các Doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện tài chính và thời gian cho việc thực hiện công tác kế toán thuế một cách đầy đủ và đúng đắn theo Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.

Nhân sự kế toán thường xuyên thay đổi có làm bạn bận tâm và lo lắng không? Có làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bạn không?

Thực tế công việc kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên có không ít doanh nghiệp đã xem thường và bỏ qua nội dung này. Là chủ doanh nghiệp bạn sẽ thuê nhân sự tự thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp mình hay thuê dịch vụ kế toán từ các công ty dịch vụ bên ngoài?

Chúng tôi làm bảng so sánh sau đây để bạn tham khảo:

Từ một vài điểm so sánh trên, hy vọng bạn sẽ lựa chọn và quyết định được loại hình kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp của mình !